Nguồn: PhD Comics

Tiếp nối bài trước,bài này mình đi sâu hơn một chút vào quá trình chuẩn bị các bài luận, research talk và tìm kiếm các job ads. Nếu research statement có thể giúp mình vào được vòng trong thì research talk đã giúp mình nhận được offer từ các trường. Do đó mình chuẩn bị research statement, và đặc biệt là research talk, rất công phu.

Chuẩn bị các bài luận và thư giới thiệu

Mình có được sự giúp đỡ cực kì lớn của PhD advisor trong quá trình chuẩn bị hồ sơ. Phiên bản đầu tiên của các bài luận của mình bị giáo sư gạch kín cả trang giấy. Phiên bản thứ hai của mình hoàn toàn khác và tốt hơn hẳn phiên bản đầu tiên. Khi mình chuẩn bị phiên bản thứ 2, giáo sư hướng dẫn của mình gửi cho mình hai bài luận RS (research statement) và TS (teaching statement) trước kia của bà ấy, nên mình cũng có đường hướng rõ ràng hơn. Nếu bạn có thể tham khảo được tài liệu từ người đi trước cùng ngành thì rất tốt.

Diversity statement và teaching statement Mình không dành quá nhiều thời gian cho hai bài luận này. DS và TS không dễ viết, nhưng có lẽ không cần phải viết hay. Chiến lược của mình là: tránh lỗi thường gặp, nói có sách và mách có chứng (dẫn chứng từ kinh nghiệm quá khứ của bạn), tránh đưa ra các luận điểm quá hoa văn/xúc cảm mà không có dẫn chứng biện minh cho các luận điểm đó. Trong cuốn sách "The Professor is in" của Karen Kelsky có liệt kê ra một loạt lỗi thường mắc phải, và mình dựa nhiều vào sách này để viết. Ở đây xin nói thêm là mình ngắm các trường research (gọi là R1) hơn là các trường teaching; các trường thiên về teaching hơn có thể yêu cầu TS cao hơn.

Research statement Bài luận này tốn rất nhiều thời gian của mình. Vì mình chưa có nhiều kinh nghiệm trong xin funding nghiên cứu nên bài luận này là cơ hội duy nhất để mình thuyết phục được hồi đồng phỏng vấn là mình có tiềm năng xin được funding. Bài RS của mình tập trung vào hai điểm sau:

• Dễ đọc: Tránh dùng các thuật ngữ mà chỉ những người trong ngành nhỏ mới hiểu được; nếu buộc phải dùng thì mình có footnote để định nghĩa. Không viết dài, vì thường 1 vị trí có đến vài trăm hồ sơ, và hội đồng tuyển dụng đã đủ mệt mỏi khi đọc qua số hồ sơ như vậy rồi. Giới hạn trích dẫn chủ yếu các bài của mình để làm nổi bật bản thân mình nên, chỉ trích 2-3 bài của người khác nếu cần thiết (viết RS không giống viết papers.) Tập trung liên kết những thành quả nghiên cứu trong quá khứ lại với nhau thành một câu chuyện. Mình không nói đến tất cả các papers mình đã từng viết trong bài luận này, mà chỉ tập trung vào những nghiên cứu mà mình cho rằng là tốt nhất, nổi bất nhất.
• Tham vọng nhưng thực tế Mình cấu trúc bài viết theo kiểu các thành tích và kết quả nghiên cứu trước đây chỉ là bàn đạp cho một hướng nghiên cứu mới lớn hơn, và tiềm năng có ảnh hưởng lớn trong tương lai. Khó nhất của một RS có lẽ là phải thuyết phục được người đọc về tính khả thi của các hướng nghiên cứu tương lai đó. Tìm điểm cân bằng cho hai tiêu chí trái ngược nhau -- đủ lớn để có sức ảnh hưởng, cùng lúc phải đủ nhỏ để khả thi -- tốn khá nhiều thời gian.

Cover letter Đoạn văn đầu tiên cần nêu rõ được vị trí apply, và một chút giới thiệu về bản thân. Đoạn thứ hai mình nêu luôn các thành tích nối bật nhất trong bộ hồ sơ; mục đích là "bắt được mắt" của hội đồng tuyển dụng. Các đoạn tiếp theo mình mô tả sơ qua về các hướng nghiên cứu của mình và các nguồn funding mình dự định apply cho các nghiên cứu đó. Đoạn cuối cùng giải thích một chút về việc tại sao mình thích khoa đó; mình thường nêu tên một số người trong khoa có hướng nghiên cứu gần với mình và các chủ đề mà mình có thể cộng tác với những người đó. Mục đích đoạn này là để hội đồng tuyển dụng biết rằng mình đã dành thời gian nghiên cứu về khoa của họ. Trong cuốn "Professor is in" có những gợi ý rất hay để viết cover letter, và letter của mình ít nhiều cấu trúc theo những gợi ý đó.

Thư giới thiệu Mình có 3 thư giới thiệu: 1 từ PhD advisor (ở US), 1 từ Postdoc host (ở Canada), và 1 từ collaborator lâu năm (ở Đan Mạch). Tính đa dạng của các thư giới thiệu cũng là một điểm cộng (nhỏ). Mình báo cho những người viết thư giới thiệu cho mình trước khoảng 1 tháng để họ chuẩn bị. Một số trường yêu cầu ít nhất 4 thư giới thiệu, và mình không nộp các trường như vậy. Postdoc host của mình là một cây đại thụ trong ngành (gần như tất cả các hội đồng tuyển dụng ở các trường lớn trong ngành lý thuyết thì đều biết bà ấy), và theo mình cảm nhận thì thư giới thiệu từ postdoc host của mình rất mạnh -- sau này khi mình đi phỏng vấn thì một số hồi đồng có nói lại như vậy. (Mặc dù sau hơn 1 năm làm postdoc mà vẫn chưa viết được bài nào cùng bà ấy mà mình chủ yếu viết bài với những người ở trường khác.)

Chuẩn bị research talk

Nếu RS giúp mình vào được vòng phỏng vấn thì research talk giúp mình nhận được offer. Khi đã vào vòng research talk rồi thì research statement không quan trọng nữa, và gần như không ai còn nhớ trong trong research statement mình viết gì. Research talk của mình cấu trúc khá khác biệt với những gì mình viết trong research statement. (Vì sau này mình có nhiều thời gian hơn cho research talk để sửa những điểm mình chưa vừa ý trong research statement.)

Research talk là buổi "trình diễn" cho cả khoa về hướng nghiên cứu của mình, và là cơ hội để mình dành được sự ủng hộ của những người khác ngành (nhỏ). (Những người cùng ngành nhỏ với mình chắcn chẵn đã ủng hộ rồi vì nếu không thì họ sẽ không mời mình đến vòng này.) Do đó, research talk cần phải hướng đến số đông. Một research talk thường diễn ra một tiếng (có ngoại lệ) và mình chuẩn bị để nói trong vòng 45 phút. 15 phút là để cho hỏi và trả lời (thường mình khuyến khích những người tham dự đặt câu hỏi xuyên suốt bài trình bày). Nguyên tắc số 1 mà mình học được từ advisor của mình là không được quá giờ, trình bày có thể dư ra 5-10 phút chứ không nên quá giờ dù chỉ là tính bằng giây.

Thông thường người ta hay cấu trúc một research talk theo kiểu: 15 phút đầu ai cũng phải hiểu được (kể cả là non-CS audience), 20 phút sau thì cho những người đã có background cơ bản về CS mà cụ thể là các faculty members, 10-15 phút tiếp theo thì chỉ những người làm cùng ngành nhỏ mới hiểu được (để show-off technical strength) và 5-10 phút nói về hướng nghiên cứu trong tương lai (ở đây có nhắc đến khuôn mẫu này).

Mình không theo khuôn mẫu này, vì khi mình trình bày mà người khác không hiểu thì tinh thần của mình sẽ không thoải mái. Do đó mình cấu trúc research talk sao cho tất cả những người có background CS đều có thể hiểu được xuyên suốt từ đầu đến cuối. Có đôi ba chỗ (kéo dài khoảng 1-2 phút) trong bài trình bày hơi khó hiểu hơn những chỗ khác do phải đi sâu vào một chút về kĩ thuật, nhưng tổng thời gian những lúc như vậy chỉ khoảng 5 phút và rải rác trong suốt buổi trình bày.

Cụ thể hơn, trong research talk, mình nói về ba hướng nghiên cứu trong quá khứ và 3 hướng nghiên cứu trong tương lai. Mỗi hướng trong quá khứ là bàn đạp để thực hiện một hướng nghiên cứu trong tương lai tương ứng. Cấu trúc trong talk của mình như sau: 5 phút đầu tiên là giới thiệu 3 hướng nghiên cứu; 15 phút tiếp theo nói về những gì đã đạt được trong hướng nghiên cứu đầu tiên và tầm quạn trọng của các kết quả đó; 10 phút tiếp theo nói về hướng thứ 2, vẫn theo định dạng như vây; 10 phút tiếp nữa nói về hướng thứ 3; và 5 phút cuối cùng nói về các hướng nghiên cứu trong tương lai và sự tương quan giữa các hướng nghiên cứu đó.

Trong mỗi 10 hoặc 15 phút cho một hướng nghiên cứu, mình chỉ dành 1-2 phút cho những thứ mang tính kĩ thuật cao, và sẽ hơi khó hiểu đối với người ngoài ngành.

Một điểm chú ý trong research talk là tuyệt đối không được bỏ qua phần hướng nghiên cứu trong tương lai. Phần này tuy chỉ kéo dài 5 đến 10 phút nhưng nó là trọng tâm của cả research talk. Tất cả những phần khác trước đó chỉ là phụ hoạ cho phần này, theo nghĩa là chỉ để làm tăng tính thuyết phục của phần nghiên cứu trong tương lai mà thôi. Mình nghe rất nhiều câu chuyện khi các ứng viên không nói đến research trong tương lai, và điều này để lại ấn tượng rất xấu; hội đồng tuyển dụng sẽ không biết tương lai ứng viên đó làm gì, có khả năng mang lại funding về cho trường không, vân vân.

Mình nghĩ research talk là điểm nổi bật nhất trong toàn bộ hồ sơ của mình. Nhiều người trong các hội đồng phỏng vấn phản hồi lại là họ thích bài talk của mình, mặc dù họ làm trong ngành khác hẳn, như NLP hay HCI. Mình nhận được nhiều phản hồi nói là bài trình bày có nhiều "năng lượng", thể hiện được đam mê của mình trong những gì mình đã và đang làm. Trong số 7 trường mình phỏng vấn on-campus sau này, mình nhận được 3 offers, 3 trường recommend lên cấp dean để xét offer cho mình và 1 trường do COVID-19 nên họ không offer được.

Để chuẩn bị được bài talk đó, mình mất khoảng 3 tháng liên tục, ngày nào cũng ngồi vẽ hình, chỉnh sửa slide, học các hiệu ứng powpoints để cho talk trở nên gọn và mượt. Mình có khoảng 45 slides, và slide nào cũng có hình minh hoạ, phần lớn phải tự vẽ. Tổng cộng mình đã chỉnh sửa khoảng 14 phiên bản. Phiên bản thứ 14 là phiên bản hoàn thiện cuối cùng.

Trước khi đi phỏng vấn mình đã trình bày trước 2 người, một là postdoc host của mình và 1 là phd advisor của mình. Lần trình bày đầu tiên cực kì tệ: talk bị quá giờ, chứa quá nhiều nội dung, vân vân. Lần sau tốt hơn hẳn, mình chỉnh sửa lại toàn bộ, sắp xếp theo gợi ý của các advisors. Trường đầu tiên mình phỏng vấn xong, host của mình ở đó gợi ý chỉnh sửa thêm và mình có chỉnh theo các gợi ý đó (nhưng không chỉnh nhiều, chỉ khoảng 1-2 slides.) Ở một số trường mà nhóm nghiên cứu lý thuyết nhỏ hơn các trường khác thì mình có cắt bớt khoảng 2-3 slides.

Nếu mình có thể khuyên người khác điều gì đó trong khi chuẩn bị talk thì mình sẽ khuyên là: trước khi đi phỏng vấn, nên trình bày talk ít nhất 1-2 lần để lấy phản hồi từ những người có kinh nghiệm mà bạn tin tưởng. Talk lần đầu tiên thường rất tệ, còn lần thứ 2 sẽ tốt hơn rất nhiều. Đừng chuẩn bị quá kĩ, nếu không bản trình bày sẽ giống như học thuộc bài, rất tẻ nhạt.

Tìm job ads và nộp hồ sơ

Mình chủ yếu tìm các job ads ở CRA jobs.. Đến 70% số vị trí mình nộp là do tìm ở đây. Ngoài ra mình có tìm thêm ở ACM career và một số ít là ở Higeredjobs. Một số job cho ngành theory của mình cũng được quảng cáo tại CS-Theory Jobs.

Như đã nói ở bài trước, mình nộp khoảng 56, rải rác từ 20/10 cho đến tận gần cuối tháng 3, lúc mà mình đã nhận được offer. Trong số đó thực sự chỉ có khoảng 15 trường là đăng tuyển ngành của mình. Các trường còn lại tuyển các ngành khác, nhưng trong job ads có câu đại loại như "We encourage oustanding applicants in other areas of Computer Science to apply". Mình không nhớ là các trường gọi mình phỏng vấn có trường nào thuộc nhóm này hay không, nhưng khi đã tìm việc thì cho dù có cơ hội nhỏ nhất thì mình cũng thử.

Trong số các trường mình nộp thì có khoảng 20-30% là các trường teaching. Sau này thì mình cũng được phỏng vấn skype từ 3 trường teaching, 2 trường mời lên on-campus và offer đầu tiên mình nhận được là từ 1 trong 2 trường này (sau 2 ngày phỏng vấn.)

Mình xin tạm dừng tại đây, bài tiếp theo mình sẽ nói về quá trình phỏng vấn skype và on-site.